Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Greta ja William Lehtisen säätiö, 1473437-1, c/o Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy PL 233 (Eteläesplanadi 14), 00131, Helsinki, info@gretajawilliamlehtinen.fi

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa

Ilona Karppinen, säätiön asiamies.
Sähköposti: etunimi.sukunimi@castren.fi

Rekistereiden nimet

Apurahanhakijarekisteri ja apurahansaajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi (oikeutettu etu). Säätiöllä on myös lakisääteinen velvollisuus kerätä henkilötietoja muun muassa myönnetyistä avustuksista ja apurahoista viranomaisille tehtävien ilmoituksien takia

Apurahanhakijarekisteri

Greta ja William Lehtisen säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri apurahojen hakemista ja apurahapäätösten tekemistä varten.

Apurahansaajarekisteri

Myönnettyjen apurahojen maksatuksia ja maksatusten seurantaa varten, apurahahakemusten raportointia ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten viranomaisille.

Rekisterin tietosisältö

Rekistereissä käsitellään tietoja

Apurahanhakijarekisteri

Apurahahakijan perustiedot kuten nimi, ammatti tai arvo, opinnot tai toiminta alalla, yhteystiedot ja syntymäaika. Perustietoja haettavasta apurahasta, apurahan käyttötarkoituksesta, mahdollisesta työryhmästä, haettavan apurahan määrästä, muusta saadusta tai haetusta rahoituksesta samaan tarkoitukseen

Apurahansaajarekisteri

Apurahansaajan nimi, ammatti tai arvo, yhteystiedot, henkilötunnus, maksuyhteystiedot, apurahan myöntöpäivä ja summa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Apurahanhakijarekisteri

Tiedot saadaan apurahanhakijalta. Apurahanhakijoista ei ole kirjattuna lisätietoja, vain hakemuksessa jätetyt tiedot.

Apurahansaajarekisteri

Tiedot saadaan apurahansaajalta. Apurahansaajarekisteri sisältää lisäksi tiedot myönnettyjen apurahojen summista, myöntämispäivämääristä.

Henkilötietojen luovutukset

Apurahanhakijarekisteri

Apurahahakemuksia käsittelevät Greta ja William Lehtisen säätiön ja Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:n apurahaprosessiin osallistuvan henkilöstön ja luottamushenkilöiden lisäksi ulkopuoliset asiantuntijat. Asiantuntijoilla ei ole pääsyä henkilötunnukseen tai yhteystietoihin, ja asiantuntijoiden pääsy on rajattu hakemusten arvioinnin ajanjaksolle. Apurahanhakijoiden tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa toiselle säätiölle tai rahoittajataholle päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Apurahansaajarekisteri

Myönnetyt apurahat julkaistaan Greta ja William Lehtisen säätiön verkkosivuilla sekä säätiön toimintakertomuksessa. Apurahan saajan nimen ja arvon tai ammatin lisäksi julkistetaan summa. Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle ja Melaan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos), joka hoitaa apurahansaajien MYEL-vakuuttamista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaaminen

Apurahanhakijarekisteri

Pääsy apurahahakijarekisteriin on vain nimetyillä henkilöillä, ja pääsyyn vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Palvelimet, joilla rekisteri on, ovat ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämiä. Palveluntarjoaja vastaa laitteiden suojauksesta. Aineisto tuhotaan apurahakäsittelyn jälkeen.

Apurahansaajarekisteri

Aineistoa säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Pääsy aineistoon on vain henkilöillä, jotka tarvitsevat materiaalia työtehtäviensä hoitamiseksi. Materiaali tuhotaan tietosuojapaperin joukossa maksatuksen päätyttyä.

Tietojen säilytys

Apurahanhakijarekisteri

Apurahahakemuksia säilytetään kaksitoista (12) kuukautta sähköisessä arkistossa, jonne pääsy on Greta ja William Lehtisen säätiön ja Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:n henkilökunnalla. Tiedot apurahojen myönnöistä arkistoidaan Greta ja William Lehtisen säätiön verkkosivuilla toistaiseksi. Arkistoon tallennetaan nimi, arvo tai ammatti sekä myönnetty summa.

Apurahansaajarekisteri

Arkaluonteisia henkilötietoja, henkilöturvatunnusta ja maksuyhteystietoa säilytetään vain niin kauan kuin apuraha-asioiden hoitamiseksi on tarpeellista.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntö osoitetaan Greta ja William Lehtisen säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietoa itseään koskevista lausunnoista taikka niiden sisällöistä.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Korjaamispyyntö osoitetaan Greta ja William Lehtisen säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Automaattinen päätöksenteko

Rekistereitä ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana ilman erikseen pyydettävää suostumusta.